bei ALPHA COM, dem größten konzernunabhängigen Dienstleister für Dokumenten-Management in Deutschland. Wir unterstützen Sie dabei, Informationen in genau jene Form zu bringen, die Sie für Ihre tägliche Arbeit benötigen.
Ob Sie durchgängig elektronisch arbeiten, Rechnungen digital austauschen oder Dokumente Platz sparend ablegen wollen: ALPHA COM scannt Papier, erfasst und veredelt Daten und bringt alles ins gewünschte Dateiformat. Bei Bedarf übernehmen wir auch den kompletten Betrieb von Archivsystemen in unseren Rechenzentren bzw. auf Mietbasis (SaaS).
Schnell, sicher und günstig
Wir agieren seit über 35 Jahren und gehören damit zu den erfahrensten Dienstleistern rund um Daten und Dokumente. Aufgrund unserer Spezialisierung bieten wir einen Service mit Null-Fehler-Strategie zu wirtschaftlich attraktiven Kosten. Und durch unsere Größe können wir selbst große oder schwankende Mengen in kürzester Zeit verarbeiten.
- eAkte im Outsourcing mehr
- eAkte für die Öffentliche Verwaltung mehr
- ePosteingang im Outsourcing mehr
- Optimierte Vorgangsbearbeitung mehr
- Automatisierte Verarbeitung von Eingangsrechnungen mehr
- Automatisierte Verarbeitung von Eingangsrechnungen in SAP mehr
- eBilling: Elektronische Rechnungen mehr
- Software as a Service für eArchive + Input mehr
- Externer RZ-Betrieb für eArchive mehr
Immer mehr Personalabteilungen wollen die Vorteile der elektronischen Aktenführung nutzen wie der dezentrale und simultane Zugriff auf Dokumente oder kürzere Recherchezeiten. Doch dazu muss der Papierbestand erst mal ins HR-System... mehr
Unsere Kunden über uns
„ALPHA COM hat uns schnell und flexibel dabei unterstützt, unsere Papierakten ins neue digitale Archiv zu bringen.“
Birgit Radtke
Hamburg Port Authority AöR
Was wir machen – Fotostrecke
Konvertieren
Wir digitalisieren Papier und Mikrofilm im großen Stil und liefern Ihnen zeitnah Dokumente und Daten im gewünschten Format. Damit können Sie durchgängig elektronisch arbeiten und digital archivieren. Die Belege stammen aus sämtlichen Abteilungen und Branchen.
Elektronischer Posteingang
Wir verarbeiten Ihren täglichen Posteingang in Form von Briefen, empfangenen Faxen, CI-Daten und E-Mails. Sie erhalten die Daten nach definierten Kategorien aufbereitet, so dass sie gleich zum richtigen Sachbearbeiter gelangen.
Archivieren
Wir „füttern“ Ihre digitale Ablage mit Altakten und dem laufenden Eingang. Dazu erfassen wir technische, kaufmännische und historische Dokumente sowohl optisch als auch inhaltlich. Sie erhalten Daten in genau der Form, dass sie direkt in Ihre IT-Systeme einfließen können.
Vorbereitende Sachbearbeitung
Unser Team übernimmt auch vorbereitende Sachbearbeitung, um Ihre Mitarbeiter zu entlasten. Das reicht von der ersten Sichtung der Kundenpost mitsamt Bewertung nach Dringlichkeitskriterien über die Klassifizierung von Vertragsakten bis zur formalen Prüfung von Eingangsrechnungen nach § 14 UStG.
Eingangsrechnungen
Damit Sie sich manuelle Dateneingaben im Rechnungswesen sparen, bieten wir Ihnen die automatisierte Verarbeitung von Eingangsrechnungen an. Wir lesen per OCR Kopf- und Fußdaten aus sowie bei Bedarf auch Positionsdaten. Anschließend erhalten Sie die Images und die verifizierten Rechnungsdaten im Format Ihres ERP-Systems.
Zeitkritische Verarbeitung
Um auch stark schwankende Umfänge zeitnah verarbeiten zu können, bilden wir flexible Teams, die je nach Bedarf für unterschiedliche Kunden agieren. Zudem können wir an verteilten Standorten arbeiten, um selbst größte Migrations-Projekte zu realisieren.
Datenerfassung
Wir übernehmen die zeitintensive Datenerfassung, wie sie z.B. in der Bestell-Abwicklung von Versandhäusern oder der Abrechnung von Energieversorgern anfällt. Sie erhalten von uns Images und geprüfte Datensätze. Bei Bedarf pflegen wir die Informationen direkt in Ihr System ein.
Mikroverfilmung
Wir archivieren Dokumente auch auf Mikrofilm oder Mikrofiche. Unsere Empfehlung ist eine Hybrid-Archivierung: Elektronische Daten zur Bearbeitung und Mikrofilm bzw. -fiche zur medienneutralen Langzeitarchivierung.
Großformate und technische Zeichnungen
Wir verarbeiten auch Formate über DIN A0 und schlecht leserliche bzw. von Säurefraß befallene Papiere wie alte technische Zeichnungen, Lohn-Stammlisten oder Karteikarten mit handschriftlichen Einträgen.
Datenübergabe
Für die Übergabe generierter Dokumente und Daten bieten wir verschiedene Möglichkeiten: Online per Standleitung, mit FTP/S-FTP oder als verschlüsselte E-Mail. Für äußerst sensible Daten eignet sich eine mobile Festplatte im verschließbaren Container.
RZ-Betrieb und SaaS
Wir bieten verschiedene Betriebskonzepte für Dokumenten-Management-Systeme, um Sie von technischen Details und der täglichen Administration zu befreien. Beispiele sind Mietmodelle nach dem Prinzip Software as a Service (SaaS) oder der Betrieb Ihrer Lösung(en) in unseren hochsicheren Rechenzentren.
Optimierte Prozesse
Wir arbeiten nach optimierten Standards und mit einer durchgängigen Prozesssteuerung über unser Produktionssystem, um unsere Null-Fehler-Strategie zu verwirklichen. Damit sich die Abläufe trotzdem weitestgehend automatisieren lassen, nutzen wir z.B. Trennbelege mit fortlaufenden Barcodes.
Schauen Sie sich das aktuelle Firmenvideo an. Dort zeigen wir u.a. die tagesaktuelle automatisierte Verarbeitung von Eingangsrechnungen für Gebr. Heinemann, den bekannten Duty Free Shop Spezialisten.
Mehr zur Service-Lösung speziell für die Buchhaltung.
Die Niedersächsischen Landesforsten (NLF) werden über ihre Erfahrungen mit der elektronischen Personalakte berichten. Nutzen Sie diese neutrale Einschätzung auf dem Workshop am 13. Mai 2013 in Hamburg, den die HR-Spezialisten P-MANENT CONSULTING und ALPHA COM ausrichten. mehr
Der Workshop findet am 23.4.13 von 9 bis 14 Uhr in unserer Niederlassung Bremen statt. mehr
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ALPHA COM setzt eine neue Seminar-Reihe auf. Sie bietet in ganz Deutschland praxis-orientierte Workshops über die automatisierte Rechnungsbearbeitung. mehr
