Über 400 Unternehmen unterstützen wir täglich bei Posteingang, Datenerfassung, vorbereitender Sachbearbeitung, Archivierung, Vervielfältigung und Verteilung von Informationen. Wir agieren für alle Firmengrößen und Branchen. Ausgewählte Referenzen finden Sie hier.
Der Weg zur perfekten Informationslogistik
Wir verbessern Ihren Informationsfluss, damit Sie effizienter und wirtschaftlicher agieren können. Vertrauen Sie unserem Know-how aus über 35 Jahren praktischer Erfahrung rund um Daten & Dokumente. Wir entwickeln optimierte Service-Konzepte, mit denen klassische Aufgaben im Umgang mit Papier & Dokumenten bestens laufen. Einen Überblick mit komfortablem Einstieg finden Sie hier.
Was wir machen – Fotostrecke
Konvertieren
Wir digitalisieren Papier und Mikrofilm im großen Stil und liefern Ihnen zeitnah Dokumente und Daten im gewünschten Format. Damit können Sie durchgängig elektronisch arbeiten und digital archivieren. Die Belege stammen aus sämtlichen Abteilungen und Branchen.
Elektronischer Posteingang
Wir verarbeiten Ihren täglichen Posteingang in Form von Briefen, empfangenen Faxen, CI-Daten und E-Mails. Sie erhalten die Daten nach definierten Kategorien aufbereitet, so dass sie gleich zum richtigen Sachbearbeiter gelangen.
Archivieren
Wir „füttern“ Ihre digitale Ablage mit Altakten und dem laufenden Eingang. Dazu erfassen wir technische, kaufmännische und historische Dokumente sowohl optisch als auch inhaltlich. Sie erhalten Daten in genau der Form, dass sie direkt in Ihre IT-Systeme einfließen können.
Vorbereitende Sachbearbeitung
Unser Team übernimmt auch vorbereitende Sachbearbeitung, um Ihre Mitarbeiter zu entlasten. Das reicht von der ersten Sichtung der Kundenpost mitsamt Bewertung nach Dringlichkeitskriterien über die Klassifizierung von Vertragsakten bis zur formalen Prüfung von Eingangsrechnungen nach § 14 UStG.
Eingangsrechnungen
Damit Sie sich manuelle Dateneingaben im Rechnungswesen sparen, bieten wir Ihnen die automatisierte Verarbeitung von Eingangsrechnungen an. Wir lesen per OCR Kopf- und Fußdaten aus sowie bei Bedarf auch Positionsdaten. Anschließend erhalten Sie die Images und die verifizierten Rechnungsdaten im Format Ihres ERP-Systems.
Zeitkritische Verarbeitung
Um auch stark schwankende Umfänge zeitnah verarbeiten zu können, bilden wir flexible Teams, die je nach Bedarf für unterschiedliche Kunden agieren. Zudem können wir an verteilten Standorten arbeiten, um selbst größte Migrations-Projekte zu realisieren.
Datenerfassung
Wir übernehmen die zeitintensive Datenerfassung, wie sie z.B. in der Bestell-Abwicklung von Versandhäusern oder der Abrechnung von Energieversorgern anfällt. Sie erhalten von uns Images und geprüfte Datensätze. Bei Bedarf pflegen wir die Informationen direkt in Ihr System ein.
Mikroverfilmung
Wir archivieren Dokumente auch auf Mikrofilm oder Mikrofiche. Unsere Empfehlung ist eine Hybrid-Archivierung: Elektronische Daten zur Bearbeitung und Mikrofilm bzw. -fiche zur medienneutralen Langzeitarchivierung.
Großformate und technische Zeichnungen
Wir verarbeiten auch Formate über DIN A0 und schlecht leserliche bzw. von Säurefraß befallene Papiere wie alte technische Zeichnungen, Lohn-Stammlisten oder Karteikarten mit handschriftlichen Einträgen.
Datenübergabe
Für die Übergabe generierter Dokumente und Daten bieten wir verschiedene Möglichkeiten: Online per Standleitung, mit FTP/S-FTP oder als verschlüsselte E-Mail. Für äußerst sensible Daten eignet sich eine mobile Festplatte im verschließbaren Container.
RZ-Betrieb und SaaS
Wir bieten verschiedene Betriebskonzepte für Dokumenten-Management-Systeme, um Sie von technischen Details und der täglichen Administration zu befreien. Beispiele sind Mietmodelle nach dem Prinzip Software as a Service (SaaS) oder der Betrieb Ihrer Lösung(en) in unseren hochsicheren Rechenzentren.
Optimierte Prozesse
Wir arbeiten nach optimierten Standards und mit einer durchgängigen Prozesssteuerung über unser Produktionssystem, um unsere Null-Fehler-Strategie zu verwirklichen. Damit sich die Abläufe trotzdem weitestgehend automatisieren lassen, nutzen wir z.B. Trennbelege mit fortlaufenden Barcodes.
Besondere Fachkenntnisse bündeln wir in Kompetenz-Centern, die projektspezifisch agieren und die operative Arbeit mit den jeweiligen Niederlassungen umsetzen:
- automatisierte Verarbeitung von
Eingangsrechnungen
- elektronische Patientenakte
- elektronische Personalakte
- Customer Service
- optimierte Vorgangsbearbeitung
- Services für Archive, Bibliotheken
und Verlage mehr
Hohe Kapazitäten bieten Ihnen Flexibilität
Wir arbeiten medienneutral und helfen Ihnen zu wirtschaftlich attraktiven Kosten bei der Erfassung und Aufbereitung von Daten mitsamt Sachbearbeitung und dem Betrieb von Dokumenten-Management-Systemen im hoch sicheren Rechenzentrum (SaaS).
Was wir täglich tun, zeigt ein Blick hinter die Kulissen unserer Produktion. mehr
Wir pflegen intensive Partnerschaften zu ausgewählten Technologieführern, Systemintegratoren und spezialisierten IT-Beratern. Sie ergänzen unser Portfolio um spezifisches Know-how in dezidierten Branchen und IT-Anwendungen wie ECM, ERP und Workflow. Je nach Anforderungen bilden wir eine Projektgruppe, um für Sie die optimale Lösung zu finden.
Mehr zum Partner-Netzwerk: hier
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Der Versicherungsmakler Aon erweitert die Zusammenarbeit mit dem Scan-Dienstleister ALPHA COM. Das Zielt ist eine konzernweite elektronische Aktenführung. mehr
Weitere Veröffentlichungen über uns finden Sie im Pressespiegel.
Unsere Kunden über uns
„Alpha Com verschafft uns die nötige Flexibilität in der Vorgangsbearbeitung und ist immer ansprechbar.“
Alexander Kloft
Service Planet