Wollen Sie Vorgänge möglichst durchgängig elektronisch abwickeln, um Ihre Geschäftsprozesse zu optimieren? – Dann steigert ein elektronischer Posteingang (ePosteingang) die Effizienz Ihrer Informationsverteilung.
Wollen Sie den ePosteingang nutzen, aber keine eigenen Ressourcen binden? – Dann sind wir für Sie der richtige Partner.

Unser Service ePosteingang im Outsourcing führt Ihre eingehenden Informationen aus sämtlichen analogen und digitalen Quellen zusammen. Wir bereiten Daten und Dokumente schnell und intelligent auf, damit Ihnen Informationen genau dort zur Verfügung stehen, wo diese benötigt werden – selbstverständlich auch über mobile Endgeräte.

Unsere Informationslogistik macht Ihre:

• Bearbeitung schneller + flexibler
• Zugriffe aktueller + unabhängig vom Standort
• Abrufe zeitnah + kundenfreundlich

Ohne eigene Investition
Wir verarbeiten Ihren kompletten heterogenen Posteingang oder bereits ausgewählte Dokumente. Damit sparen Sie Investitionen in eigene Hard- und Software sowie die laufenden Betriebskosten. Stattdessen zahlen Sie lediglich den Aufwand in Form von Stückpreisen.

Als einer der größten Dienstleister rund um Daten & Dokumente bieten wir Ihnen:

• speziell geschultes Personal, das absolut sicher und vertraulich arbeitet
• direkte Nähe durch zehn Standorte in ganz Deutschland und weitere in DACH durch Partner
• optimierte Standards und tagesaktuell Bearbeitund dank modernster Technologie
• breites Know-how in den gängigen ERP-, Archiv- und Workflow-Systemen, damit die Datenübergabe reibungslos funktioniert

Arbeitsablauf im Detail
Unser Service deckt die gesamte Informationsverteilung ab und umfasst die folgenden Arbeitsschritte und Schnittstellen zwischen Ihnen und uns:

Posteingang für Papier: Übergabe der Dokumente in den Varianten:

• Abholen durch unseren Sicherheits-Fahrdienst oder
• Postadresse direkt bei uns

Vorbereitung: Aussortieren von Zeitungen, Zeitschriften, Vorstandspost und nicht zu digitalisierenden Dokumenten. Öffnen der Umschläge und Aufbringen von Barcodes zur Dokumententrennung, Vollständigkeitsprüfung und zeitlichen Zuordnung.

Klassifizierung – Vorsortierung: Manuelles Zuordnen nach Dokumentenklassen, wie Eingangsrechnungen oder Verträge, als separate Stapel (Batch). Jeder Batch erhält einen Steuerbeleg mit Barcode, der die weitere Prozesssteuerung inklusive seiner Dringlichkeit bestimmt.

Scannen: Die Belege digitalisieren wir wahlweise in Farbe oder s/w einschließlich Rückseite und kontrollieren jedes Image zur Qualitätssicherung.

Option: Signatur: Mit der qualifizierten elektronischen Signatur inklusive Zeitstempel bescheinigt unser Scan-Personal die ordnungsgemäße Konvertierung eines Dokuments.

Posteingang für digitale Quellen:

• Empfang von Onlinefax per Datei von Ihrem Faxserver oder über Fax-Umleitung zu uns bzw. durch Routing mit über 1.000 parallelen Faxnummerkanälen an uns.
• Empfang von E-Mails, optional für gefilterte User bzw. Usergruppen. Automatische Klassifizierung anhand von Schlüsselworten mit regelbasiertem System.
• Input von neuen Medien wie Social Media-Portalen sowie Internet-Formularen
• Empfang strukturierter und teilstrukturierter CI-Daten z.B. Druckdaten und Verteilung von Listen, Daten vom Output-Management wie Archivierung individualisierter Serienbriefe.
• Optional: EDIFACT; Formate: EDIFACT, XML, EANCOM, VDA, Swift, DTA oder SAP iDoc

Nachbereitung: Nach Wunsch übergeben wir Ihnen die Originale; der Barcode übernimmt die Verknüpfung zwischen analoger und digitaler Form. Alternativ lagern wir Belege nach dem Scannen zwischen und vernichten sie nach vereinbarter Zeit.

Klassifizierung – Belegart: Sofern nicht schon in der 1. Klassifikation geschehen, ermitteln wir über OCR-Erkennung folgende Informationen:

• Beleg- und Unterbelegart jeder einzelnen Seite
• Absender und Empfänger
• Barcode und Zuordnung von Abgleichdaten

Die Erkennung erfolgt weitgehend automatisch als Kombination unterschiedlicher Verfahren anhand von Layout und Inhalt, mit anschließender Verifikation der Daten.

Datenextraktion: Weitgehend automatische Erfassung per OCR – optimal mit Stammdatenabgleich. Kontrolle unsicher erkannter Datenfelder (z.B. Handschrift) und manuelle Korrektur.

Datenexport: Konvertieren für Ihre IT-Systeme von:

• Images in TIFF, PDF, PDF/A, mit Volltext-Erkennung, Mikrofilm und andere Formate für alle Dokumenten-Management-Systeme (DMS) und Portale für mobile Endgeräte
• Extraktionsdaten in ASCII, XML und andere Formate für DMS, ERP- und Workflow-Systeme sowie Portale für mobile Endgeräte

Verteilung: Wir übergeben die Daten zur weiteren Bearbeitung an den Workflow und/oder Ablage im
eArchiv:

• online per Standleitung, Intranet mit FTP/S-FTP oder als verschlüsselte E-Mail
• online per E-Mail mit Images als Attachment für Outlook oder Lotus Notes
• auf Datenträgern, bei Bedarf in verschlossenen Koffern

Option: Parallele Übergabe der Daten auf Mikrofilm zur Langzeitsicherung (Hybrid-Archivierung)

Weitere Infos:
Thomas Hellmig, Tel. 040/51302-300, thomas.hellmig@alpha-com.de