Wollen Sie in die elektronische Ablage einsteigen, ohne interne Kapazitäten oder eigenes Kapital zu binden? Dann ist ein Mietmodell mitsamt Posteingang eine passende Alternative, um schnell ans Ziel zu kommen. Soll das eArchiv immer aktuell und jederzeit nutzbar sein - und das zu akzeptablen Kosten? Dann sind wir für Sie der richtige Partner. Unser kombiniertes Servicekonzept „Software as a Service für eArchive + Input" bietet ein Höchstmaß an Datensicherheit und Verfügbarkeit digitaler Archive zu Kosten, die sich im Eigenbetrieb nur selten realisieren lassen. Den laufenden Posteingang erfassen wir zeitnah, so dass sie durchgängig digital arbeiten können. Und bei Bedarf migrieren wir auch Ihren Altbestand an Papierakten innerhalb kürzester Zeit.

Sie profitieren von unseren Services durch:

• mehr Freiraum für Ihr Kerngeschäft

• Hochverfügbarkeit zum attraktiven Preis-Leistungs-Verhältnis

• externe Hilfe mit variablem Umfang

Hohes Technikniveau
Das Charmante an Software as a Service (SaaS) ist, dass Sie sich nicht um die Details kümmern müssen. Sie benötigen lediglich einen Web-Client, über den Sie per Internet oder Standleitung auf die Daten zugreifen. Den Rest übernehmen wir mitsamt Installation, Wartung und Administration sowie
Lizenz-Zahlungen. Die Anwendung läuft in einer hochsicheren Umgebung mit kontrollierten Zugriffsmöglichkeiten (Grenznetz). Im unwahrscheinlichen Fall einer Havarie springt ein gespiegeltes System (Replikation) ein, das sich in einem anderen, räumlich entfernten Rechenzentrum befindet. Unser hoher Sicherheitsstandard ermöglicht eine Verfügbarkeit von 99,9 Prozent und mehr. Klar definierte Service Level regeln garantierte Betriebszeiten und den Support per Hotline oder remote.

Sollten Sie neu in die elektronische Ablage einsteigen, können Sie unter verschiedenen Dokumenten-Management-Systemen (DMS) auswählen. Falls Sie bereits ein eigenes eArchiv nutzen und es ablösen wollen, migrieren wir Ihren Datenbestand in enger Absprache auf unser System. Den täglichen Posteingang verarbeiten wir in einem unserer zehn Standorte in Deutschland – einer ist sicher in Ihrer Nähe. Dank hoher Kapazitäten können wir selbst stark schwankende Belegmengen in kurzer Zeit konvertieren.
Mit dem Service SaaS für eArchive + Input brauchen Sie keine eigenen Fachkenntnisse aufzubauen und sind von der Implementierung sowie dem laufenden Betrieb entlastet. Außerdem sparen Sie sich lästige manuelle Routineaufgaben, die mit dem Digitalisieren und Archivieren verbunden sind. Unsere Dienstleistung bieten wir zu transparenten Kosten an, damit Sie sicher kalkulieren können: Sie zahlen neben der Einstiegspauschale lediglich einen monatlichen Festpreis als Miete für die Software. Dazu kommt der Aufwand für die laufende Verarbeitung, der sich nach dem jeweiligen Umfang richtet.

Als einer der größten Dienstleister rund ums Dokument bieten wir Ihnen:

• hochsichere Rechenzentren

• breit gefächertes Know-how

• direkte Nähe durch unsere zehn Standorte in ganz Deutschland

• speziell geschultes Personal und optimierte Standards für die Verarbeitung

Arbeitsablauf im Detail
Unser Service umfasst die folgenden Prozessschritte und Schnittstellen zu Ihnen:

Papierakte + Alt-Archiv: Abholung der Dokumente durch unseren Sicherheits-Fahrdienst. Die Übergabe dokumentieren wir mit elektronischen Lieferscheinen.

Konvertierung analog > digital: Wir „füttern" Ihre digitale Ablage mit neuen Inhalten wie dem täglichen Posteingang. Bei Bedarf transformieren wir auch Ihren analogen Aktenbestand innerhalb kürzester Zeit und speisen die Daten ins eArchiv ein. Der Umfang der Verarbeitung ist flexibel vereinbar. Unser Portfolio reicht von Vorbereitung und Scannen mit Barcode-Unterstützung über
elektronische Signatur & Zeitstempel bis hin zu Texterkennung per OCR und automatisierter Klassifizierung.
Nach einem umfassenden Soll-Ist-Abgleich werden Images und Daten nach Wunsch aufbereitet und konvertiert. Abschließend übergeben wir sie über eine Firewall an das eArchiv in unserem Rechenzentrum (RZ). Dort stehen Ihnen die Daten je nach vereinbartem Service Level innerhalb weniger Stunden nach der Abholung bzw. am nächsten Tag zur Verfügung.

Grenznetz für Kunden im RZ 1: Ihr Archivsystem (oder mehrere) läuft bei uns in einem Grenznetz, das wir für Sie einrichten. Dies ist ein physikalisch und elektronisch hermetisch abgeschlossener Bereich im Hochsicherheits-Rechenzentrum. Unsere Sicherheitsmechanismen garantieren, dass nur berechtigte Nutzer den Datenbestand einsehen können.

Zugriff: Ihre Mitarbeiter in den Fachabteilungen rufen die Archivdaten über einen üblichen Web-Client ab. Der Zugriff erfolgt per sicherer Internetverbindung oder Standleitung.

Grenznetz für Kunden im RZ 2: Um den Sicherheitsstandard zu erhöhen, unterhalten wir ein gespiegeltes System (Replikation) in einem anderen, räumlich entfernten Rechenzentrum (RZ). Sollte das Archiv im RZ 1 durch Havarie ausfallen, übernimmt die Replikation im RZ 2 den Betrieb innerhalb einer mit Ihnen vereinbarten Zeit.

Weitere Infos:
Thomas Hellmig, Tel. 040/51302-320, thomas.hellmig@alpha-com.de