Der Bauvertrag für eine neue Kaimauer ist nur ein Beispiel für die rund 1.800 Verträge mitsamt Nachträgen, welche die HPA jährlich mit Geschäftspartnern schließt, um den Hafenbetrieb zu gewährleisten. Früher wurden die Einkaufs- und Projektakten, die bis zu mehrere Ordner umfassen können, in Papierform archiviert und per Hauspost verschickt.
Heute genügen ein paar Klicks, um sie am Bildschirm abzurufen – egal in welcher Dienststelle und auch parallel durch mehrere Nutzer. Das spart Zeit und Archivflächen, die bei der HPA knapp wurden. „Zudem wird die Arbeit erleichtert und es ist ein noch schnellerer Service möglich“, erklärt Birgit Radtke, Leiterin Ausschreibungs- und Vertragsmanagement bei HPA.
Von den 1.800 Mitarbeitern insgesamt nutzen rund 500 das digitale Vertragsarchiv auf Basis von Microsoft SharePoint. Das Beratungsunternehmen HanseVision realisierte die revisionssichere Lösung und ALPHA COM migrierte den Altbestand mit etwa 160.000 Datenseiten von DIN A0 bis A4 und beriet bei der Umstellung auf ein neues Register.
 

Zeitnahe Verarbeitung
Die Konvertierung erfolgte in einem sehr engen Zeitfenster, um die HPA-Mitarbeiter in ihrer Tagesarbeit so wenig wie möglich zu belasten. ALPHA COM stellt spezielle Trennblätter mit Barcodes zur Verfügung, um die Klassifizierung weitgehend zu automatisieren. Die übermittelten Ansichten in PDF/A und Indexdaten in XML flossen direkt ins neue Archiv. Der zentrale Datenpool bietet der HPA komfortable Collaboration-Funktionen, da sich der Zugriff bis aufs einzelne Dokument schnell einrichten lässt. Außerdem erfüllt die HPA als Anstalt des öffentlichen Rechts größtmögliche Transparenz bei der Auftragsvergabe.

 

„ALPHA COM hat uns schnell und flexibel dabei unterstützt, unsere Papierakten ins neue digitale Archiv zu bringen.“ Birgit Radtke Leiterin Ausschreibungs- u. Vertragsmanagement C11-1, Zentraler Einkauf bei HPA

Weitere Infos: Christian Bergmann Tel. 040/51302-325 christian.bergmann@alpha-com.de

Weg vom Papier, wo es geht: Nach diesem Motto stellt das Leasing Unternehmen Maske die Prozesse in der Verwaltung um. Der Start erfolgte vor 3 Jahren in der Buchhaltung in Breddorf bei Bremen: Eingangsrechnungen per Post werden intern gescannt und die Dokumente verschlüsselt an ALPHA COM übermittelt. Dort liest man sämtliche Daten per OCR aus und führt eine erste kaufmännische Prüfung durch. Die verifizierten Datensätze erreichen Maske noch am gleichen Tag zum Import in die Branchen-Lösung Leaseman.
„Wir sparen uns dadurch manuelle Dateneingaben und können Finanzauswertungen auf Knopfdruck erstellen“, erklärt Uwe Bastian, Personalleiter bei Maske und zuständig für das Qualitätsmanagement. Zudem verkürzen sich die Recherchezeiten. Die Images werden im DMS DocuWare archiviert, das der Dienstleister implementierte und nun wartet. „Das nötige Fachwissen bringt ALPHA COM mit und berät uns bei künftigen Erweiterungen. Wir stehen in engem Kontakt“, so der geprüfte Betriebswirt.

 

Unternehmensweiter Ansatz
Auf den zentralen Datenbestand greifen verschiedene Abteilungen zu wie die Kostenstellen-Verantwortlichen, die Rechnungen nun schneller prüfen und freigeben können. Die nächste Ausbaustufe ist die Einführung der elektronischen Fahrzeugakte. Damit lassen sich Dokumente unabhängig vom Standort und auch parallel einsehen; lediglich Urkunden und Verträge mit händischen Unterschriften archiviert Maske dann noch zusätzlich analog. „Das wird gerade die Prozesse im Service-Bereich verschlanken“, kündigt Uwe Bastian an.
ALPHA COM berät den Spezialisten für Auto-Langzeitmiete bei der Optimierung und brachte die Idee ein, die Verarbeitung aufzuteilen. Für Maske ist es ideal, die Belege selbst zu digitalisieren und dem Dienstleister die Erfassung und Datenveredelung zu überlassen. „Diese Flexibilität rechnen wir hoch an“, meint Uwe Bastian.

 

„Die Zukunft ist digital. Beim Abschied von Papier hilft uns ALPHA COM jeden Tag und berät uns technisch sehr kompetent.“ Uwe Bastian Maske Fleet GmbH

Weitere Infos: Christian Bergmann Tel. 040/51302-325 christian.bergmann@alpha-com.de

Aufträge, Kundenkorrespondenz und Eingangsrechnungen können die Mitarbeiter bei Lux Service bequem am Rechner abrufen. Wie die rund 120.000 Papierseiten im Jahr ins Archiv kommen, kümmert das Unternehmen nicht – eines der bekanntesten und respektiertesten im Direktvertrieb von Qualitätsprodukten. Denn diese Aufgabe übernimmt der Dienstleister ALPHA COM.
Der vereinbarte Outsourcing-Vertrag sieht dabei nicht nur die Digitalisierung und Indexierung vor, sondern auch den Betrieb eines passenden Dokumenten-Management-Systems auf Basis von Software as a Service (SaaS). Damit kann der Kunde transparent planen, weil er eine feste Monatsgebühr zahlt sowie einen festen Stückpreis für die Konvertierung.

 

Kunde von Routinearbeiten entlastet
„Gerade die Mischung aus SaaS und operativer Dienstleistung ist für uns vorteilhaft“, erklärt Thorsten Sell, IT-Manager bei Lux Service. „Die Archivierung kann ein Spezialist einfach besser: Wir bekommen die Ergebnisse immer pünktlich, egal ob jemand krank oder im Urlaub ist, und halten den geplanten Budgetrahmen ein.“
Den Anstoß gab ein Umzug der Geschäftseinheit von Hamburg nach Fulda in die Zentrale mit der Chance, die IT völlig neu aufzubauen und die berührenden Prozesse zu optimieren. Eine Kosten-Nutzen-Analyse ergab einen deutlichen Vorteil für die Full-Service Outsourcing-Variante, so dass man im Jahr 2002 mit dem langjährig bekannten Partner startete.
Seitdem greifen 15 Mitarbeiter auf das Archiv zu, das ALPHA COM im eignen hochsicheren Rechenzentren betreibt und bei Bedarf erweitert. Neulich implementiert der Partner einen Web-Client mit Zugriffskonzept sowie neue Suchmasken.

 

„ALPHA COM archiviert unsere Dokumente seit Jahren und stellt und ein DMS zur Miete bereit. Wir müssen uns um nichts kümmern und sparen Geld.“ Thorsten Sell IT-Manager bei der Lux Service GmbH

Weitere Infos: Christian Bergmann Tel. 040/51302-325 christian.bergmann@alpha-com.de

Wenn man bei Söffge ältere Dokumente aus der Buchhaltung benötigt, wird nicht in Papierordnern gesucht. Vielmehr gibt man am Computer ein, zwei Stichworte ein und sieht den passenden Beleg wenige Sekunden später am Bildschirm. Diese komfortable Recherche erleichtert die regelmäßige Betriebsprüfung ganz erheblich und schafft Platz. Möglich macht das ein elektronisches Archiv, das die Reinigungsfirma mit Standorten in Bremen und Leipzig seit 2006 nutzt. Um das „Füttern" des Dokumenten-Management-Systems kümmert man sich nicht selbst: Das übernimmt ALPHA COM in Bremen.
„ALPHA COM macht das vielgünstiger als wir es könnten", sagt Arne Söffge, Geschäftsführer bei Söffge. Der Scandienstleister konvertiert einmal jährlich sämtliche kaufmännische Belege und übergibt zeitnah indexierte Images auf CD. Söffge kann sie einfachins Archiv einspielen und z.B. nach Kreditor oder Rechnungsnummer suchen.

 

Ausbau der digitalen Ablage
Der in der Handwerksrolle eingetragene Betrieb startete bereits 2000 mit der digitalen Ablage und legte die von ALPHA COM generierten Dateien im eigenen Netzwerk ab. Seitdem spart Söffge teure Archivfläche für jährlich etwa 40 Ordner an Papieren, die mindestens 10 Jahre aufzubewahren sind. Bei der nächsten Betriebsprüfung zeigte sich jedoch, dass die Suche nach Belegen immer noch zu lange dauerte. Dies gab den Anstoß, in ein digitales Archiv mit individueller Suchfunktion zu investieren. Der Partner ALPHA COM empfahl ein kompaktes DMS und implementierte es auch. Seitdem wartet er die Lösung und übernimmt den Support für den laufenden Betrieb.

 

„ALPHA COM arbeitet sehr professionell und ist seit vielen Jahren ein zuverlässiger, effizienter Partner für uns.“ Arne Söffge Söffge Büro-, Gebäude- und Treppenhausreinigung GmbH & Co. KG, Bremen 

Weitere Infos: Oliver Otto Tel. 0421/49988-30 oliver.otto@alpha-com.de

Zeitraubendes Suchen in Papierordnern findet in der Buchhaltung von Autoliv im Werk Nord seit vielen Jahren nicht mehr statt. Der weltweit führende Hersteller von Sicherheits-Systemen für Fahrzeuge archiviert seine Eingangsrechnungen am Standort Elmshorn digital. „Das geht am Computer bedeutend komfortabler und schneller", sagt Sönke Gebhardt, IT-Experte bei Autoliv. „Zudem hatten wir ein Platzproblem", beschreibt er die Motivation, auf eine digitalge Ablage umzusteigen, die er 2000 als Projektleiter begleitete.

Automatisierte Verarbeitung

Die Konvertierung von knapp 50.000 Rechnungen im Jahr übernimmt der Dienstleister ALPHA COM in Hamburg. Es handelt sich um Rechnungen für die sogenannten indirekten Bedarfe wie Büromaterial, Dienstleistungen oder Reparaturen; also jene Forderungen, die nicht im Zusammenhang mit der Produktion stehen.
Der Dienstleister rund ums Dokument holt die Belege wöchentlich ab und übergibt die generierten Daten zeitnah auf CD. Die Verarbeitung erfolgt über Barcodes mit ID-Nummern, um den Ablauf weitgehend zu automatisieren. So werden die Strichcodes nach dem Scannen per OCR ausgelesen und mit generierten Indexdaten verknüpft. Diese Zuordnung hilft Autoliv, einen Soll-Ist-Abgleich in der kaufmännischen Datenbank zu fahren, und erlaubt die spätere komfortable Suche.

 

„ALPHA COM arbeitet sehr professionell und ist seit vielen Jahren ein zuverlässiger, effizienter Partner für uns.“ Sönke Gebhardt Autoliv B.V. & Co KG, Werk Nord 

Weitere Infos: Jens Tilhaus Tel. 040/53102-323 jens.tilhaus@alpha-com.de